クライアントやチームメンバーとやり取りを行うときに欠かせないのが、メールやチャットなどのコミュニケーションツールです。
最近では、多種多様なツールが提供されているため、何を使えば良いかお困りの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回、WEB系の仕事における連絡手段にオススメの「Chatwork（チャットワーク）」についてご紹介します。
チャットワークアカウント開設手順や操作方法まで、チャットワークを使ったことがない人向けに丁寧に解説します。
チャットワークを用いてスムーズなコミュニケーションを行い、他のWEBデザイナーと差を付けましょう！
- 理論編｜チャットワークの特徴を理解しよう
- 特徴①：チャットの見逃しを防ぐ豊富な通知機能
- 特徴②：必要に応じて選べる3つのプラン
- 特徴③：ビジネス利用でも安心の高いセキュリティ
- 準備編｜チャットワーク無料アカウントの新規開設手順
- 実行編｜チャットワークを使ってみよう
- 操作①：コンタクト申請と承認
- 操作②：To・Re機能
- 操作③：ファイル送信
- まとめ
理論編｜チャットワークの特徴を理解しよう
まずはChatwork（チャットワーク）の3つの特徴的な機能についてご紹介します。
- チャットの見逃しを防ぐ豊富な通知機能
- 必要に応じて選べる3つのプラン
- ビジネス利用でも安心の高いセキュリティ
他のコミュニケーションツールと比較し、使用する上でどのような利点があるのか見ていきましょう。
特徴①：チャットの見逃しを防ぐ豊富な通知機能
チャットワークの特徴の1つ目は「チャットの見逃しを防ぐ豊富な通知機能」です。
大切な取引先とのメールが他のメールに紛れてしまい見逃してしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。
チャットワークでは、プッシュ通知機能・メール通知機能・ブックマーク・チャット検索機能など、大事なチャットを見逃さない機能が豊富です。
特に、チャット検索機能では、「未読があるチャット」と「Toがあるチャット」があり、素早くチャットを確認できる魅力もあります。
実務で活躍できるWEBデザイナーを目指す上で、迅速な対応は欠かせないスキルです。そのため、チャットワークは、スムーズな対話をサポートしてくれる良いコミュニケーションツールと言えるでしょう。
特徴②：必要に応じて選べる3つのプラン
チャットワークの特徴の2つ目は「必要に応じて選べる3つのプラン」が挙げられます。
チャットワークではフリー・ビジネス・エンタープライズの3つのプランが提供されています。
| プラン名 | 概要 | 月額料金（1ユーザー当たり年間契約） | オススメな人 |
|---|---|---|---|
| フリー | 最大7つのグループチャット作成可能
1対1のビデオ通話機能あり 5GBストレージ使用可能 |
無料 | 最低限のチャット機能だけ利用できればよく、無料で試したい人向け |
| ビジネス | 無制限でグループチャットの作成可能
複数人でのビデオ通話に対応 1人当たり10GBストレージまで使用可能 |
500 | 業務でチャットを頻繁に利用し、ビデオ通話機能も欲しい人向け |
| エンタープライズ | ビジネスプランのサービスに加え、社外ユーザー使用制限・外部SNS制限・ファイル送受信制限など機能制限を設定できる | 800 | 社内のチャットシステムを管理したいIT部門担当者向け |
上記の表から分かるように、利用目的や利用する人数に合わせたプランがあります。
まずは「フリー」プランを利用しましょう。そして、グループチャットが7つ以上必要になれば、「ビジネス」プランを検討することをおすすめします。
特徴③：ビジネス利用でも安心の高いセキュリティ
チャットワークの特徴の2つ目は「安全性が高くビジネス用に向いている」ということが挙げられます。
チャットワークでは、すべての内容が暗号化され、送信データは実績豊富なデータセンターに保管されます。
そのため、重要な文書や情報も安心してやり取りできるメリットがあります。
また、「コンタクト申請」を許可した相手しか連絡できない仕組みになっているため、迷惑メール等のスパムメールが届くこともなく信頼性が高いツールと言えます。
チャットワークは、プライベートだけでなくビジネス用でも十分信頼して利用できる機能が充実しています。
準備編｜チャットワーク無料アカウントの新規開設手順
チャットワークではアプリを入れアカウントを登録することで、利用できるようになります。
チャットワークのアカウント開設手順は以下の通りです。
- 自分のパソコンに合ったデスクトップ版「チャットワークアプリ」をダウンロード
- アプリを起動し、新規登録画面で「Googleアカウントを使い続ける」をクリック
- アカウント登録画面で「名前」「電話番号」「メールアドレス」を入力し、「同意をして始める」ボタンをクリック
それでは、具体的に画像を見ながら解説していきます。
まず、自分のパソコンに合ったデスクトップ版「チャットワークアプリ」をダウンロードしましょう。
無事にダウンロードが完了すれば、チャットワークアプリを起動します。
次に、「新規登録」画面が表示されるので、第2回目で作成した「Googleアカウント」で登録をします。
以下画像のように、「Googleアカウントを使い続ける」をクリックしましょう。
すると、「アカウント登録」画面に移動するので、必要事項である「名前」「電話番号」「メールアドレス」を入力していきます。
「会社名」は、現状では未定のため省略します。
そして、「利用規約」と「プライバシーポリシー」を確認し、「同意をして始める」ボタンをクリックしましょう。
以上で、チャットワークの無料アカウント作成は完了です！
実行編｜チャットワークを使ってみよう
チャットワークを使って仕事をする上で、必ず押さえておきたい操作方法についてご紹介します。
- コンタクト申請と承認
- To・Re機能
- ファイル送信
チャットワークの基本的な操作方法を理解して、スムーズに連絡ができるようにしましょう。
操作①：コンタクト申請と承認
「コンタクト」は、チャットワークでやり取りを開始する前に必ず必要となる作業なので、申請と承認どちらも出来るようにしましょう。
ここで、「コンタクト申請」とは、チャットワーク上で1対1のやり取り（ダイレクトチャット）を行いたい人に送る依頼のことです。
コンタクト申請を送り相手に承認してもらうことで、チャットワークでのやり取りが可能となります。
やり方を解説する前に、コンタクト申請の種類について先にご紹介します。
コンタクト申請を行う際には、「検索」「メールアドレス」「Chatwork ID」の3つの方法で相手を検索する必要があります。
| コンタクト申請方法 | 概要 | 例 |
|---|---|---|
| 検索 | チャットワークのアカウント名から相手を検索 | 山田ハナコ |
| メールアドレス | メールアドレスから相手を検索 | yamada_cw@example.com |
| Chatwork ID | 固有のIDから相手をピンポイントで検索 | yamada_cw_sample |
「検索」の場合は、名前の被りが発生して、コンタクト相手を特定できない場合が多いのでおすすめしません。
一方で、「Chatwork ID」では、1人1人個別のIDなので重複することがなく、特定しやすいのでおすすめです。
自分から相手に検索してもらう時も、「Chatwork ID」を渡すようにしましょう。
それでは、コンタクト申請を送る方法について解説します。
- 相手の「Chatwork ID」を検索
- 相手のプロフィールをクリックし、「コンタクトに追加」をクリック
- 「コンタクト承認依頼」の表示画面で「送信」をクリック
まず、右上の人型＋マークをクリックし、コンタクト管理画面の「ユーザーを検索」タグで相手の「Chatwork ID」を検索します。
そして、相手のプロフィールをクリックし、「コンタクトに追加」をクリックすると、「コンタクト承認依頼」と表示されたポップアップが出てきます。
メッセージを記入し、右下の「送信」をクリックすると、申請が自動的に送られます。
「コンタクト申請」が送られてきた際に、追加する方法についても解説します。
- 上の人型プラスマークをクリック
- 「コンタクト管理」の「未承認」で表示されたプロフィール上で「承認」をクリック
「コンタクト申請」が相手から来た場合は、上の人型プラスマークに通知、もしくは通知設定をしている方であればメールやプッシュ通知にて通知が届きます。
人型マークをクリックすると、「コンタクト管理」の「未承認」に申請者のプロフィールが表示されるので、「承認」をクリックすれば完了です。
以上、コンタクト申請作業が完了すれば、実際にチャットを行っていきましょう！
操作②：To・Re機能
チャットをスムーズに行うためには、「To・Re機能」をはじめとする送信機能を使いこなす必要があります。
ここで、「To機能」とは、特定の相手やグループにメッセージを送ることができる機能です。相手を指定して送ることができるため、グループチャットの時に役立ちます。
「To機能」を使用する場合は、以下の画像のようにメッセージを送信する前に「To」をクリックし、送りたい相手をクリックして選べば完了です。
相手の画面でも緑で表示されるため、Toされていないチャット内容と区別しやすい良さがあります。
大人数でのグループチャットではチャットが埋もれやすいため、積極的に「To機能」を使いメッセージを発信することが重要です。
次に「Re機能」は、返信する相手と内容を指定できる返信機能のことです。
返信したいチャットの上にカーソルを移動させると、以下の画像のように「返信」という項目が表示されるのでクリックすればできます。
プッシュ通知やデスクトップ通知を設定している相手に対して、Re機能で返信することですぐに気づいてもらえるメリットがあります。
特に、大人数のグループチャットの時にはメッセージが埋もれてしまうことを防ぐために、「Re機能」を利用するようにしましょう。
以上、「To・Re機能」を活用することで、効率よくメッセージのやり取りを行うことができます。
操作③：ファイル送信
チャットワークでは、ファイル送信もドラッグ＆ドロップ操作だけで簡単に送ることができるため、添付し忘れを防ぐことが可能です。
ファイル送信するには、「このエリアにドロップしてください」と表示された部分に送信したいファイルを直接ドラッグ＆ドロップします。
そして、メッセージを入力し「送信」をクリックすれば完了です！
また、共有されたファイルは、右上のファイルアイコンからいつでも確認できます。
リンクで共有できない画像やファイルはこの方法で送信すると良いでしょう。
まとめ
今回は、ChatWork（チャットワーク）の特徴や新規アカウント作成方法、基本操作について見てきました。
チャットワークでは、多種多様な通知機能やセキュリティの高いシステム、Googleアカウントとの連携など、ビジネス用のチャットとして充実していることがわかりました。
チャットワークは、テンポの良いやり取りが重視されるWEB業界では欠かせないツールと言えます。
WEBデザイナーとして活躍する上でチャットワークを使いこなせるように、今のうちから備えておきましょう！